东南大学电子化办公系统公文归档与管理暂行办法
发布时间: 2014-05-20 浏览次数: 159

东南大学电子化办公系统公文归档与管理暂行办法

一、总 则

第一条 为规范全校电子公文的归档,保证归档电子公文的完整性、真实性与安全性,根据国家档案局第6号令《电子公文归档管理暂行办法》、国家标准《电子文件归档与管理规范》(GB/T188942002),结合《东南大学电子公文处理试行规定》(东大委[2003]30号)及我校的实际情况,特制定本办法。

第二条 本办法所称的电子公文是指通过“东南大学电子化办公系统”处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。

第三条 本办法所称的电子公文归档管理是指东南大学电子政务活动中形成的具有保存价值的电子公文的形成、积累、鉴定、归档、保管、利用和统计。

第四条 电子公文形成单位应指定专人负责本单位的电子公文归档工作,并将此项工作纳入相关人员的岗位责任。党委办公室、校长办公室是校党政电子公文处理的主管部门,档案馆主管并指导全校电子公文的收集、归档等工作。

第五条 保密文件不适用本办法。

二、电子公文的真实性、完整性和有效性保证

第六条 在东南大学电子化办公系统中配置电子公文归档接口与相应的档案管理系统连接,实现电子公文的实时归档及在线管理,保证电子公文管理工作的连续性以及电子公文真实性、完整性和有效性的延续。

第七条 电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性,归档前由形成部门负责,归档后由档案馆负责。

第八条 从电子公文形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记,保证电子公文的产生、处理过程符合规范。

1、登记处理过程中相互衔接的各类责任者(起草者、修改者、审核者、签发者等)。

2、登记处理过程中的各类操作者(发文者、收文者、归档者、打字者等)。

3、登记处理过程中产生的责任凭证信息(批示、签名、印章、代码等)。

第九条 采取可靠的安全防护技术措施,保证电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性。

1、建立对电子公文的操作者可靠的身份识别与权限控制。

2、设置符合安全要求的操作日志,随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等。

三、电子公文的归档、整理与移交

第十条 电子公文在归档前应由归档单位进行鉴定。鉴定工作包括对电子公文的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定保管期限。

1. 电子公文的归档范围参照国家有关纸质文件的归档范围进行,并应包括相应的背景信息和元数据。东南大学电子化办公系统产生的电子公文归档范围为:

1)“发文管理”模块归档内容:正式发文、有关该发文的修改稿、流转过程、会签、审批意见等。

2)“收文管理”模块归档内容:收文、办理过程中签署的意见、办理过程中产生的相关文件、流转过程等。

3)“工作请示”模块归档内容:请示、流转、会签、批复等。

4)“通知公告”模块归档内容:公告内容、附件等。

2. 电子公文的保管期限参照国家关于纸质文件材料保管期限的有关规定执行。

第十一条 归档电子公文的整理,按照国家标准《归档文件整理规则》(DA/T222000)、《东南大学文书档案管理实施细则》(详见东南大学校园网档案馆主页)执行。

第十二条 归档操作:电子化办公系统中的电子公文采取实时归档的方式,其中:“发文”由发文单位在文件发布时即时归档;“收文”由主办单位在文件办结时即时归档;“工作请示”由请示单位在收到批复后即时归档;“通知公告”由发布部门在公告发布时即时归档。

全校各归档单位在东南大学电子化办公系统中,按照归档步骤提示,点击“归档”按钮,从网上将有保存价值的电子文件归档到档案馆。

第十三条 档案馆配置专门的服务器,存放归档的电子公文,并按有关规定向校内外利用者开放。

第十四条 由档案馆定期将归档的电子公文集中拷贝至耐久性好的载体上,一式3套,一套封存保管,一套供查阅利用,一套异地保存。

第十五条 东南大学电子化办公系统中的电子公文在归档后至少保存一年以上。

第十六条 电子公文形成单位必须将本单位具有保存价值的电子公文,制成相应的纸质文件于次年初交档案馆存档,并在内容、相关说明及描述上保持一致。校党政发文(包括该发文的修改稿、流转过程、会签、审批意见等)由校文印室统一打印,经党委办公室、校长办公室统一用印,每年集中存档。其它单位的电子公文,由各单位自行打印、签章,交档案馆存档。

第十七条 校长办公室和党委办公室收到的上级来文,扫描后进入办公系统。收文纸质原件由党委办公室、校长办公室于次年初集中移交档案馆。各主办部门将办公系统中“收文管理”模块的电子公文归档的同时,要把收文办理过程中形成的其它电子材料制成纸质材料并附加鉴别信息,与其他相关的纸质或实物材料一起于次年初交档案馆存档。

             四、归档电子公文的利用

第十八条 归档电子公文的封存载体不能外借。

第十九条 利用者对归档电子公文的使用应在权限规定范围之内。

             五、归档电子公文的鉴定销毁

第二十条 超过保管期限的归档电子公文的鉴定销毁,参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行,在办理审批手续后实施。

第二十一条 对确认销毁的电子公文由档案馆列出销毁文件目录存档备查。

              六、附则

第二十二条 其他类型电子文件的归档管理可参照本办法。

第二十三条 本办法未尽事宜,参照国家其他有关电子文件的标准和规定执行。

第二十四条 本办法由东南大学档案馆负责解释。

第二十五条 本办法自即日起施行。

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