东南大学网络视频会议管理办法
发布时间: 2014-05-28 浏览次数: 140

第一条 为充分发挥东南大学网络视频会议系统(以下简称视频会议系统)的效能,确保网络视频会议规范、优质、高效、安全运行,特制定本办法。

第二条 视频会议系统是新形势下推动我校进一步转变工作方式,改进工作作风,提高工作效率的一项重要手段。各部门单位要予以高度重视,充分运用视频会议资源召开会议。

第三条 视频会议系统由校长办公室与教育技术中心统筹规划并组织推动。鼓励各部门单位在本部门内逐步推广扩大视频会议系统的覆盖范围。

第四条 东南大学网络视频会议系统由校长办公室、教育技术中心、网络与信息中心和各会议室管理部门分工负责管理。具体职责分工如下:

(一) 校长办公室负责视频会议的统筹管理及组织协调工作,包括提出视频会议制度化、规范化建设意见;拟订以学校名义召开的全校性视频会议方案并组织实施;审核各部门单位申报的视频会议方案;协调督促有关部门做好视频会议的技术保障和有关服务工作;协调处理视频会议系统建设和管理中的其它重要事项等。

(二) 教育技术中心负责视频会议系统的技术支持和保障工作,包括拟订视频会议操作规范并组织实施;申报视频会议系统所用设备的维护、保养预算;视频会议系统的主控设备等技术设施的日常管理维护;安排专业人员负责会前、会中的相关技术保障;做好重要视频会议数据存贮、归档;组织各会议室管理人员开展必要的专业培训等。

三) 各会议室管理部门指定为各楼宇的物业公司,负责视频会议的场地管理、设备操作与保管,并协助会议主持人正确使用视频会议系统。

(四) 网络与信息中心负责网络畅通与安全。

第五条 召开视频会议必须按照会议审批的规定程序网上申请报批,经校长办公室审核后安排,视频会议优先一般会议。会议申请应按要求填写,包括会议名称、时间、出席领导、主会场参会人员、分会场参会人员、发言人信息等。

第六条 全校性的视频会议(包括教育部和省教育厅的视频会议),由校长办公室通知会场按照视频会议要求进行会场设置;通知教育技术中心负责系统测试、全程运行保障;通知网络中心负责网络畅通与安全保障。

第七条 视频会议主办单位应在视频会议召开的3个工作日之前提交申请,以便提前做好相关测试及技术保障工作。

八条 视频会议会场应当满足会议需要,环境整洁,设备齐全可靠,桌椅等设施摆放有序。在会议召开期间,参会人员应当着装整齐,自觉保持良好秩序,不得随意走动。不发言的分会场应将麦克风置于静音状态。

第九条 视频会议应当严格按照操作程序和规范要求进行技术操作。

(一) 视频会议召开前一天,各主分会场应按照会议通知要求准时、全程参加会前的调测试。调测试参加人员为会场操作人员、会议秘书、教育技术中心技术保障人员、网络中心网络保障人员。

(二) 视频会议开始前30分钟,主会场和各分会场系统进入就绪状态,保持各项技术配置参数到会议结束。

(三) 各分会场应按统一的规格要求配置视频会议系统,严禁在会议过程中随意改变参数配置。  

四) 会议期间,会场操作人员、会议秘书、技术保障人员必须坚守岗位。主会场视频会议系统操作人员应根据会议需要,及时切换会场画面,了解各分会场的情况。各分会场应实时监控设备运行状况,随时与主会场保持联系,及时调整镜头和麦克风。

(五) 各会场的视频会议系统的设备需指定专人负责管理和维护,会议期间,除视频会议操作人员之外,无关人员一律不得进入设备操作区,不得操作与视频会议有关的设备,不得谈论无关话题。

(六) 会议结束后,由主会场统一中断会议连接。各分会场在主会场中断会议后,按操作流程关闭视频设备。

(七) 会场设备或网络出现故障,应及时排除。如暂时无法解决的,需及时将有关问题报告教育技术中心。

第十条 视频会议主办单位要会同有关技术部门认真做好会议电子数据的存贮、归档管理及保密工作。未经批准,不得擅自对外公布有关信息。

第十一条 本办法自发布之日起实施。


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