（东大委〔2013〕40号）
第一章 总则
第一条 为推进公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据中共中央办公厅、国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）有关规定，结合学校实际情况，制定本办法。
第二条 本办法适用于学校党政及各部门单位公文处理工作。
第三条 学校公文是学校实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是贯彻落实党和国家方针政策，公布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。
第四条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第五条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第六条 学校各部门单位应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，由专人负责公文处理工作。
第七条 党委办公室和校长办公室主管学校党政公文处理工作，并对各部门单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。
第二章 公文种类
第八条 我校常用的公文种类主要有：
（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署，奖惩有关部门单位和人员，变更或者撤销下级部门单位不适当的决定等事项。
（三）公告。适用于向校内外宣布重要事项或者法定事项。
（四）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（五）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（六）通知。适用于发布、传达要求有关部门单位执行或者周知的事项，批转、转发公文。
（七）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（八）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
（九）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
（十）批复。适用于答复学校各部门单位请示事项。
（十一）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（十二）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
第三章 公文格式
第九条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。
（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。
（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。
（四）发文机关标志。发文机关标志由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独使用主办机关名称；并用联合发文机关名称时，一般应使主办机关名称排列在前。
（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。
（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。联合上报的公文，应同时标注各联合发文机关的签发人。
（七）标题。由发文机关的全称或者规范化简称、公文事由和文种组成。联合行文机关较多时，标题中的发文机关名称可简化为主办机关名称加“等”字样。转发文件时，如原标题过长，可根据文件内容重新确定标题。
（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或同类型机关统称。
（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。
（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。
（十一）发文机关署名。署发文机关全称或规范化简称。
（十二）成文日期。署会议通过或发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。
（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。用印页（发文机关署名页）如无正文，应标注“此页无正文”字样。
（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。“请示”类公文应当在附注中标明联系人的姓名和电话。
（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。
被转发的公文不属于附件。被转发公文的发文机关标志、抄送机关、印发机关和印发日期等不再标注。
（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。
（十八）页码。公文页数顺序号。
第十条 公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准GB/T 9704-2012执行。具体印制格式标准见附件1。
第十一条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。
第十二条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。
第四章 行文规则
第十三条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。
第十四条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的上级机关。
第十五条 向上级机关行文，应当遵循以下规则：
（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。
（二）学校部门单位向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经学校党委、行政同意或者授权、并报分管校领导审批后，由党委办公室或校长办公室办理。学校其他部门不得直接向校外上级机关正式行文。
（三）学校部门单位向校党政请示、报告重大事项，应当经过所在部门单位主要负责人审批。除学校党政领导直接交办的事项外，不得以本部门单位名义向学校党政领导报送公文，不得以本部门单位负责人名义向学校党政报送公文。
（四）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
（五）受双重领导的部门单位向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。
第十六条 向下级部门单位行文，应当遵循以下规则：
（一）主送受理部门单位，根据需要抄送相关部门单位。重要行文应当同时抄送发文部门单位的直接上级机关。
（二）党委办公室、校长办公室根据学校党委或者行政授权，可以向校内各部门单位行文；其他部门单位不得发布指令性公文，或在公文中提出指令性要求。需经学校审批的具体事项，经学校同意后可以由职能部门行文，文中须注明已经学校同意。
（三）学校党政部门在各自职权范围内可以行文。涉及多个部门职权范围内的事务，各相关部门之间应协商一致后发文；擅自行文的，党委办公室或校长办公室应当责令其纠正或者撤销。
第十七条 学校党政部门必要时可以联合行文，党政部门之间依据职权可以相互行文。
第五章 公文拟制
第十八条 公文拟制包括公文起草、审核、签发等程序。
第十九条 公文起草应当做到：
（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策、上级机关的指示，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。
（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。
（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。
（四）文种正确，格式规范。
（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。
（六）部门单位负责人应当主持、指导重要公文起草工作，对公文内容的真实性、准确性及可行性负责。公文涉及其他有关部门单位职权范围内的事项，起草部门单位必须征求相关部门单位意见，力求达成一致。
第二十条 公文文稿签发前，由起草部门单位负责人进行初步审核后，由发文部门单位负责审核。审核的重点是：
（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。
（二）内容是否符合国家法律法规、党的路线方针政策以及上级有关文件精神；是否完整准确体现发文部门单位意图；是否同现行有关公文相衔接。
（三）所提政策措施和办法是否切实可行，决策事项是否符合本部门单位的职权范围。
（四）涉及其他有关部门单位职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。
（五）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；密级、印发传达范围是否恰当；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。
（六）其他内容是否符合公文起草的有关要求。
第二十一条 经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草部门单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草部门单位修改后重新报送。
第二十二条 以学校党委、行政名义印发的公文，由学校主要领导签发，或者授权其他校领导签发。校内各部门单位公文，应当由各部门单位主要负责人签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期。联合发文由所有联署部门单位的负责人会签。
第二十三条 学校党政或者党委办公室、校长办公室联合行文时，行政部门起草的公文，先由校长办公室审核，然后转党委办公室办理发文；党委部门起草的公文，先由党委办公室审核，转校长办公室会签，再由党委办公室办理发文。
第六章 公文办理
第二十四条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
第二十五条 收文办理主要程序是：
（一）签收。部门单位办公室负责公文签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。发现问题，需及时向发文机构查询，并采取相应的处理措施。
（二）登记。对收到公文的主要信息和办理情况应当详细记录。
（三）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本部门单位办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他部门单位职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。
（四）承办。阅知性公文应当由办公室负责人根据公文内容、要求和工作需要提出拟办意见，确定范围后分送、办理。批办性公文应当由办公室负责人提出拟办意见，报分管领导批示，按领导批示办理；需要两个以上部门单位办理的，应当明确主办部门单位。紧急公文应当明确办理时限。承办部门单位对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。
（五）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握并记录公文去向，避免漏传、误传、延误。除领导同志有指示的外，不应将公文在领导同志之间自行横传。
（六）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门单位按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。党委办公室、校长办公室对各部门单位公文处理情况有催办、督促和检查的责任。
（七）答复。对公文的办理结果应经领导同意后，由承办部门单位及时答复来文单位，并根据需要告知相关部门单位。
第二十六条 发文办理主要程序是：
（一）复核。已签发的公文，印发前发文部门单位办公室应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签发人复审。
（二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。
（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。
（四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。
第二十七条 公文办理完毕后，应按照《东南大学文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（校通知〔2011〕20号），及时将公文的审签过程稿、定稿、正本和其他有存查价值的材料（包括音像资料）收集齐全、整理归档。
第七章 公文管理
第二十八条 学校党委、行政公文分别由党委办公室、校长办公室统一管理。
学校各部门单位应当建立健全本部门单位公文管理制度，指定专人统一管理公文，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。
第二十九条 公文的印发传达范围应当按照发文部门单位的要求执行；需要变更的，应当经发文部门单位批准。
第三十条 公文的撤销和废止，由发文部门单位、上级机关或者有权机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。
第三十一条 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。
第三十二条 学校部门单位合并时，全部公文应当随之合并管理；学校部门单位撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门，其他公文按照有关规定登记销毁。
工作人员离岗离职时，所在部门单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第三十三条 新设立的部门单位应当向党委办公室、校长办公室提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文部门单位，部门单位合并或者撤销时，相应进行调整。
第八章 附 则
第三十四条 学校公文含电子公文。电子公文处理工作暂时按照《东南大学关于电子公文处理的若干规定》（东大委〔2003〕30号）、《东南大学电子化办公系统公文归档与管理暂行办法》(校通知〔2005〕97号)执行。
第三十五条 涉密公文的拟制、办理和管理应严格按照《东南大学涉密载体管理规定》(校通知〔2011〕140号)执行。
第三十六条 本办法由党委办公室、校长办公室负责解释。
第三十七条 本办法自发布之日起施行。原《东南大学关于公文处理的若干规定》（东大委〔2001〕4号）停止执行。学校之前发布的有关公文处理的规定，凡与本办法不一致的，以本办法为准。
附件：1.东南大学公文印制格式标准
2.东南大学常用公文机关标志、机关代字及说明
附件1
东南大学公文印制格式标准
一、公文印制要求
(一)公文用纸幅面尺寸
采用GB/T 148中规定的A4型纸，幅面尺寸为
公文页边与版心尺寸为：公文用纸天头
(二)字体和字号
公文格式各要素一般用3号仿宋体字，特定情况可作适当调整。
(三)行数和字数
每页22行，每行28个字，行间距为
(四)印刷和装订
双面印刷。左侧装订，采用骑马订或平订，订位为两钉外订眼距版面上下边缘各
二、公文格式各要素排版规则
版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。
页码位于版心外。
(一) 版头
1.份号：顶格置于版心左上角第一行，用6位3号阿拉伯数字。
2.密级和保密期限：一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。
3.紧急程度：一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第三行。
4.发文机关标志
发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为
联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。
5.发文字号
编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。
上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。
6.签发人
由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。
如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。
7.版头中的分隔线
发文字号之下4 mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。
(二)主体
1.标题
一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。
多个发文机关名称之间用空格分开，不加顿号，换行时省略。
2.主送机关
一般用3号仿宋体字，编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记，标注方法见“抄送机关”。
3.正文
公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
4.附件说明
如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
5.发文机关署名、成文日期和印章
(1)加盖印章的公文
成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。
单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
(2)加盖签发人签名章的公文
单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。
联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。
签名章一般用红色。
(3)成文日期中的数字
用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。
(4)特殊情况说明
当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。
6.附注
如公开属性、联系人信息等附注，用3号仿宋体字，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。
7.附件
附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。
如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
(三)版记
1.版记中的分隔线
版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为
2.抄送机关
如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，抄送机关名称之间用“，”分隔，最后一个抄送机关名称后标句号。
如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。
3.印发机关和印发日期
印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。
版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。
(四)页码
一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条４号—字线；—字线上距版心下边缘
三、公文的特定格式
(一)信函格式
发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，居中排布，上边缘至上页边为
发文机关标志下
如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列，第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的7/8。
发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。
标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行。
第二条红色双线上一行如有文字，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。
首页不显示页码。
版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。
(二)纪要格式
纪要标志由“XXXXX纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为
标注出席人员名单，在正文或附件说明下空一行左空二字用3号黑体字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。
标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。
纪要格式可以根据实际制定。
附件2
东南大学常用公文机关标志、机关代字及说明
一、党委发文
以中共东南大学委员会名义向上级机关和校内部门单位发出的公文，发文机关标志为“中共东南大学委员会文件”、代字为“东大委”。
以中共东南大学委员会、东南大学名义联合行文的，发文机关标志为“中共东南大学委员会 东南大学文件”、代字为“东大委”。
以中共东南大学委员会名义向无隶属关系的相关单位发出的公文，发文机关标志为“中共东南大学委员会”、代字为“东大委函”。
以中共东南大学委员会办公室名义向校内各部门单位发布的公文，发文机关标志为“中共东南大学委员会办公室”、代字为“东大委办”。
以中共东南大学委员会办公室、东南大学办公室名义联合行文的，发文机关标志为“中共东南大学委员会办公室 东南大学校长办公室”、代字为“东大委办”。
以中共东南大学委员会办公室名义向无隶属关系的相关单位发出的公文，发文机关标志为“中共东南大学委员会办公室”、代字为“东大委办函”。
二、行政发文
以东南大学名义向上级机关发出的公文，发文机关标志为“东南大学文件”，依据校内主办部门，机关代字分别为：
“东大”，东南大学
“东大办”，东南大学校长办公室
“东大外”、“东大港澳台”，东南大学国际合作处、
东南大学港澳台办公室
“东大研”，东南大学研究生院
“东大教”，东南大学教务处
“东大科”，东南大学科研院
“东大人”，东南大学人事处
“东大学”，东南大学学生处
“东大保”，东南大学保卫处
“东大财”，东南大学财务处
“东大审”，东南大学审计处
“东大监”，东南大学监察处
“东大后”，东南大学后勤管理处
“东大规”，东南大学发展规划处
“东大社”，东南大学社会科学处
“东大资”，东南大学资产经营管理处
“东大设”，东南大学实验室与设备管理处
“东大发”，东南大学发展委员会
“东大基”，东南大学基本建设处
“东大保密”，东南大学保密办公室
以东南大学名义向无隶属关系的机关和相关业务部门发出的公文，发文机关标志为“东南大学”、代字为“东大函”。
以东南大学的名义向校内各部门单位发布的公文，发文机关标志为“东南大学文件”、代字为“校发”。
以东南大学校长办公室的名义向校内各部门单位发布的公文，发文机关标志为“东南大学校长办公室”、代字为“校办发”。
以东南大学校长办公室名义向无隶属关系的相关单位发出的公文，发文机关标志为“东南大学校长办公室”、代字为“校办函”。